Cada año, durante el primer trimestre, las sociedades en Colombia deben realizarla obligatoriamente.
Nuevo año y se aproxima ese momento en el que hay que reunir a los socios, revisar qué pasó durante este tiempo y tomar decisiones sobre la ruta que la empresa deberá tomar. Y es oportuno preguntarte si conoces las implicaciones de lo que la reunión desde el punto de vista legal hace y si cada año se está llevando a cabo de la mejor manera.
En Colombia muchas compañías convocan su asamblea o junta de socios casi de manera mecánica porque es lo habitual se reúnen, se firma un acta y listo. Sin embargo, detrás de ese proceso se manifiestan obligaciones jurídicas precisas que, si no se cumplen, pueden generar nulidades, conflictos entre socios, sanciones ante la Superintendencia de Sociedades o incluso problemas ante la DIAN.
Con frecuencia puede ser una acción generalizada para muchas empresas que aunque bien intencionadas, llevan años haciendo este proceso de forma incorrecta sin saberlo. La buena noticia es que tiene solución, pero primero hay que entender el problema.
¿Asamblea de Accionistas o Junta de Socios? Aclaremos los términos
Es una confusión muy común. Aunque ambas cumplen una función similar —la toma de decisiones colectivas— su naturaleza jurídica es distinta y depende del tipo de sociedad.
La Asamblea General de Accionistas corresponde a las sociedades anónimas (S.A.) y a las sociedades por acciones simplificadas (S.A.S.), que hoy son la forma jurídica más utilizada en Colombia. En estas sociedades, el poder de decisión está vinculado a las acciones: quien tiene más acciones, tiene más votos.
La Junta de Socios, por su parte, es el órgano de dirección de las sociedades de responsabilidad limitada (Ltda.) y de las sociedades colectivas. Aquí la participación se mide en cuotas, no en acciones.
Todas estas regulaciones están contempladas por el Código de Comercio colombiano (Decreto 410 de 1971) y, en el caso de las S.A.S., por la Ley 1258 de 2008. Ten en en cuenta que las diferencias no solo radican en lo nominal. Los tipos de reunión tiene reglas propias de convocatoria, quórum y mayorías. Que no te escape cada regla.
Conoce los plazos para realizar la Asamblea
El artículo 422 del Código de Comercio establece que la Asamblea o Junta de Socios debe reunirse en sesión ordinaria al menos una vez al año, dentro de los tres primeros meses siguientes al cierre del ejercicio contable, es decir, antes del 31 de marzo.
Deberás tener en cuenta en esta reunión ordinaria:
- Examen y aprobación de los estados financieros del año anterior.
- Destino de las utilidades o manejo de las pérdidas.
- Elección o ratificación de administradores y revisores fiscales (si aplica).
- Cualquier otro asunto incluido en el orden del día.
Para convocar a una reunión extraordinaria es deber analizar si hay casos urgentes que ameritan al encuentro y no esperar hasta la ordinaria, los casos más especiales serían una reforma estatutaria, una fusión o una decisión extraordinaria, la cual puede realizarse en cualquier momento del año.
Lo errores más comunes
La convocatoria, el quórum, las actas o no realizar la reunión
Hacer mal la convocatoria – o no hacerla- Sí, no te sorprendas. Y este detalle anula todas las decisiones tomadas en la sesión.
El artículo 424 del Código de Comercio establece que la convocatoria debe realizarse con al menos 15 días hábiles de anticipación para las reuniones ordinarias (en S.A. y Ltda.), salvo que los estatutos prevean un plazo distinto.
En las S.A.S., la Ley 1258 de 2008 permite mayor flexibilidad: los estatutos pueden definir la forma y el plazo de convocatoria. Si los estatutos no disponen nada, se aplican las reglas generales del Código de Comercio.
Tener presente incluir:
- Fecha, hora y lugar de la reunión.
- El orden del día.
- El medio por el cual se convocó (correo, carta, publicación, etc.), según lo establezcan los estatutos.
No es un formalismo: es una garantía para todos los socios.
¿Cuántos deben estar presentes?
Validar la decisiones también tiene mucho que ver con la convocatoria y el cumplimiento del quórum, es decir, con la representación mínima del capital social.
El Código de Comercio establece que para reuniones ordinarias se requiere la presencia (o representación) de un número plural de socios que represente al menos la mitad más una de las cuotas o acciones. Sin embargo, los estatutos pueden establecer condiciones más estrictas para ciertas decisiones. Para decisiones de mayor peso —como reformas estatutarias, disolución de la sociedad, fusión o escisión— la ley exige mayorías calificadas, que en algunos casos pueden requerir el voto favorable del 70% o más del capital. En las S.A.S., nuevamente hay más libertad estatutaria, pero esa libertad también implica mayor responsabilidad: si los estatutos no están bien redactados, pueden generarse vacíos que en el futuro deriven en conflictos entre socios.
Registrar lo determinado: el acta como memoria legal de la empresa.
Toda reunión debe quedar registrada en un acta. No es solo una formalidad burocrática: el acta es el documento que le da validez jurídica a todo lo decidido en la reunión.
El artículo 189 del Código de Comercio establece que las actas deben contener al menos:
- Fecha, hora y lugar de la reunión.
- Nombre de los asistentes y representación de capital.
- Los asuntos tratados y las decisiones tomadas.
- Las firmas del presidente y secretario de la reunión.
Las actas deben asentarse en el libro de actas registrado ante la Cámara de Comercio correspondiente. En caso de reuniones de S.A.S. o sociedades sujetas a inspección de la Superintendencia de Sociedades, este registro cobra aún más importancia.
Un acta mal elaborada, sin firmas, sin quórum verificado o con decisiones que exceden las facultades del órgano, puede ser impugnada o declarada ineficaz.
No olvides…
¿Cuáles son las consecuencias de no realizar esta reunión?
No convocar y realizar la Asamblea o Junta de Socios en los plazos establecidos no es solo un incumplimiento interno: puede tener consecuencias reales.
- Ante la Superintendencia de Sociedades: las empresas vigiladas pueden ser objeto de investigaciones administrativas y sanciones.
- Ante los socios: cualquier socio puede exigir judicialmente la convocatoria si los administradores no la realizan.
- En materia tributaria: la DIAN puede cuestionar la validez de ciertos actos o distribuciones que no hayan sido aprobados en debida forma.
- En procesos de due diligence: si en algún momento quieres vender la empresa, buscar inversión o acceder a financiamiento, la ausencia de actas en regla es una señal de alerta para cualquier comprador o inversionista.
📌 Si tienes dudas sobre cómo convocar tu próxima reunión, si necesitas revisar tus estatutos o quieres que un equipo experto te acompañe en el proceso, escríbenos.
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